Αλλάζει το σύστημα εγγραφής των εθελοντών στα εγκεκριμένα σχέδια στο European Solidarity Corps. Το καινούργιο σύστημα περιλαμβάνει τη διασύνδεση των συστημάτων, αυτών που διαχειρίζεστε εσείς και αυτών που διαχειρίζεται η Επιτροπή. Θα προηγηθεί μεταβατική περίοδος για την εφαρμογή του, πριν από την οποία πρέπει να δηλώσετε όλους τους εθελοντές των εγκεκριμένων σχεδίων σας.

Το καινούργιο σύστημα εγγραφής

Στόχος του καινούργιου συστήματος εγγραφής είναι να διασφαλιστεί η ακρίβεια των πληροφοριών και να απλοποιηθεί η διαδικασία για τη διευκόλυνσή σας. Έτσι, κάθε φορά που θέλετε να δηλώσετε έναν ή περισσότερους εθελοντές στο σχέδιό σας:

Το Beneficiaries Module είναι το σύστημα που αντικαθιστά το Mobility Tool+ για το European Solidarity Corps 2021-2027.

Αφού επιλέξετε την ένδειξη Complete, η αποστολή των δεδομένων γίνεται αυτόματα στο European Youth Portal. Το European Youth Portal και η βάση δεδομένων της CIGNA διαλειτουργούν και τα δεδομένα μεταφέρονται αυτόματα από το ένα σύστημα στο άλλο για έλεγχο και επιβεβαίωση, κάθε εβδομάδα.

Συγκεκριμένα, το European Youth Portal επεξεργάζεται τα δεδομένα που συμπληρώσατε στο Beneficiaries Module και στέλνει στη CIGNA αυτά που αντιστοιχούν στους εθελοντές που είναι επιλέξιμοι για εγγραφή. Στη συνέχεια και αφού τα επεξεργαστεί η CIGNA, επιβεβαιώνει στο European Youth Portal την επιτυχή εισαγωγή των στοιχείων των εθελοντών, ώστε να ασφαλιστούν.

Οι εθελοντές λαμβάνουν επιβεβαιωτικό email με οδηγίες για την ενεργοποίηση της ασφάλειάς τους. Επιβεβαιωτικό email για την ασφάλιση των εθελοντών λαμβάνετε και οι φορείς.

Προϋπόθεση για την επιβεβαίωση των δεδομένων είναι η ακριβής και έγκαιρη καταχώρησή τους από εσάς, τους δικαιούχους. Είναι απαραίτητο να εισάγετε τις δραστηριότητές σας και τα στοιχεία των εθελοντών σε αυτές πριν από την αναχώρησή τους από τη χώρα αποστολής. Επίσης, πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί ώστε να μη δηλώνετε τον ίδιο εθελοντή περισσότερες από 1 φορές.

Σε περίπτωση λάθους, η CIGNA επικοινωνεί μαζί σας για τη διόρθωσή του. Διορθώνετε τα στοιχεία στο οποία υπάρχει λάθος το συντομότερο δυνατόν και με την ίδια διαδικασία το European Youth Portal ενημερώνει τα δεδομένα της βάσης δεδομένων της CIGNA.

Η μεταβατική περίοδος

Η μεταβατική περίοδος διαρκεί 12-27.04.2021 και προηγείται της εφαρμογής του καινούργιου συστήματος εγγραφής.

Κατά τη διάρκειά της, δεν έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε τους εθελοντές σε εγκεκριμένα σχέδια που υλοποιείτε ή σε εγκεκριμένα σχέδια που πρόκειται να ξεκινήσετε την υλοποίησή τους έως και 27.04, καθώς όλα τα συστήματα εγγραφής εθελοντών που λειτουργούν έως και τις 11.04 θα απενεργοποιηθούν.

Έως και τις 11.04 είναι απαραίτητο, με τον τρόπο που ήδη ακολουθείτε και γνωρίζετε, να δηλώσετε στο Mobility Tool+ και τη βάση δεδομένων της CIGNA τους εθελοντές σε:

Αφού ολοκληρώσετε την εγγραφή τους, επιλέγετε την ένδειξη Complete.

Είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε τα στοιχεία των εθελοντών και στα 2 συστήματα εγγραφής, Mobility Tool+ και βάση δεδομένων της CIGNA, έως και τις 11.04, με προσοχή στην ημερομηνία γέννησης και το email τους.

Τα στοιχεία που δηλώσετε θα αξιοποιηθούν για την επαλήθευση που θα γίνει μετά τη μεταβατική περίοδο, οπότε η Εθνική Μονάδα Συντονισμού ΙΝΕΔΙΒΙΜ θα επικοινωνήσει μαζί σας για τον έλεγχο στοιχείων και εγγραφών που κάνατε ή έγιναν κεντρικά.